Veilig aan de slag met AI-tools: zo hou je je bedrijfsdata privé
AI-tools zoals Microsoft Copilot, Gemini en ChatGPT helpen je sneller te werken, documenten te analyseren en repetitieve taken te automatiseren. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw bestanden en bedrijfsinformatie niet per ongeluk publiek worden?
Zo hou je je bedrijfsdata écht privé
- Werk in een beveiligde bedrijfsomgevingGebruik Microsoft 365 Copilot binnen jouw eigen Microsoft-tenant zodat alle data binnen jouw organisatie blijft. Externe partijen krijgen géén toegang; Hierdoor blijft je bedrijfsdata onder jouw beheer.
- Wees kritisch met gratis AI-toolsGratis tools zoals ChatGPT of Google Gemini zijn handig, maar brengen risico's met zich mee:Gebruikt deze tools dus niet voor gevoelige klantgegevens, contracten of interne documenten.
- De data die je invoert kan gebruikt worden om het AI-model te trainen.
- Je hebt vaak geen volledige controle waar jouw informatie terecht komt.
- Beperk toegang tot gevoelige bestandenZorg ervoor dat enkel bevoegde medewerkers toegang hebben tot specifieke documenten. Binnen Microsoft 365 respecteren tools zoals Copilot bestaande toegangsrechten - gebruik dit in je voordeel.
- Gebruik bestand-classificatie en labelsMet bijvoorbeeld Microsoft Purview kun je bestanden labelen als "vertrouwelijk" of "intern gebruike". AI-tools houden rekening met deze labels en beperken de verwerking ervan, waardoor je meer controle krijgt.
- Train je medewerkersZorg dat iedereen weet:
- Welke AI-tools veilig zijn om te gebruiken.
- Welke informatie zij wel / niet mogen uploaden of verwerken.
- Hoe zij gevoelige data herkennen en hier verantwoord mee omgaan.
- Controleer en monitor het gebruikVia het Microsoft 365-beheercentrum kun je inzicht krijgen in:Zo behoudt je de controle en kun je snel ingrijpen bij fouten of ongewenste toegang.
- Welke AI-functies aangesproken worden.
- Door wie ze gebruikt worden.
- Op welke bestanden gewerkt wordt.
Conclusie
AI biedt enorme kansen voor KMO's: efficiëntie, automatisering en nieuwe inzichten. Maar veiligheid blijft cruciaal. Door bewust om te gaan met tools én data voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld publiek wordt.
Wil je hulp bij het instellen van veilige AI-tools in jouw onderneming? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.