Velen kennen SharePoint als een plek om bestanden op te slaan, te delen en beheren binnen hun organisatie. Ook versiegeschiedenis en toegangscontrole zijn beschikbaar. Maar SharePoint is meer dan alleen een opslagoplossing. Het biedt ook tal van mogelijkheden die jouw bedrijf kunnen helpen bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen en samenwerking binnen jouw team.

SharePoint als Knowledge Base

SharePoint is een handig platform om een informatieportaal op te zetten dat nieuwe medewerkers helpt om snel hun weg te vinden binnen jouw organisatie. In plaats van eindeloos te moeten zoeken naar de juiste documenten, kunnen ze vanaf één centrale plek toegang krijgen tot alles wat ze nodig hebben: handleidingen, procedures, FAQ’s en werkinstructies.

Je kunt het portaal zo inrichten dat het precies aansluit bij wat nieuwe collega’s nodig hebben. Denk aan een checklist voor de onboarding, uitleg over hoe ze hun laptop of telefoon instellen, het HR-beleid rondom vakantiedagen of praktische tips voor hun dagelijkse taken.

Met zo’n portaal zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers sneller zelfstandig aan de slag kunnen. Ze hoeven niet continu bij collega’s aan te kloppen voor hulp, wat het inwerkproces niet alleen soepeler maakt, maar ook minder tijdrovend voor iedereen. Bovendien voelen ze zich door die duidelijke structuur sneller welkom en onderdeel van het team.

SharePoint als Communicatieportaal

SharePoint is ideaal om alle interne communicatie en informatie binnen je organisatie te centraliseren. Het wordt vaak de ‘digitale hub’ genoemd,

omdat medewerkers er eenvoudig toegang hebben tot alles wat belangrijk is: van aankondigingen en nieuws tot informatie over aankomende evenementen.

Het doel? Zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van het laatste nieuws en geen belangrijke updates mist. Je kunt er bijvoorbeeld mededelingen uitlichten,

interne evenementen promoten of handige links en tools delen die dagelijks worden gebruikt. Alles overzichtelijk bij elkaar, zodat je team niet hoeft te zoeken.

Een groot voordeel is dat SharePoint ook op mobiel werkt. Of je medewerkers nu thuis, op kantoor of onderweg zijn, ze hebben altijd en overal toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Handig, vooral voor bedrijven waar flexibel werken de norm is.

SharePoint goedkeuringsflows

Een goedkeuringsflow in SharePoint is een handige manier om documenten en aanvragen automatisch naar de juiste persoon te sturen voor goedkeuring. Hierdoor verlopen goedkeuringsprocessen een stuk sneller, omdat alles gestructureerd en geautomatiseerd is. Geen eindeloos heen-en-weer mailen meer, en de wachttijd wordt flink verminderd.

Met Power Automate, dat naadloos samenwerkt met SharePoint, kun je deze goedkeuringsflows eenvoudig opzetten. Zodra een medewerker een document of aanvraag indient, stuurt Power Automate automatisch een notificatie naar de aangewezen goedkeurder. Die kan het document bekijken en vervolgens goedkeuren, afwijzen of extra informatie opvragen.

Een simpel voorbeeld van zo’n flow:

1. Een medewerker dient een onkostennota in via SharePoint.

2. De manager krijgt automatisch een melding via e-mail of Microsoft Teams.

3. De manager beoordeelt de onkostennota en keurt deze goed of wijst het af.

4. Bij goedkeuring wordt het document gepubliceerd of doorgestuurd naar de volgende stap. Bij afwijzing ontvangt de medewerker feedback.

Deze flows zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan de behoeften van je organisatie. Heb je meerdere goedkeuringsniveaus nodig?

Geen probleem: je kunt instellen dat het document eerst door een teamleider, daarna door de financiële afdeling, en uiteindelijk door de directie moet worden goedgekeurd. Zo blijft iedereen betrokken, en loopt het proces toch soepel door.

SharePoint voor het indienen van ziektebriefjes

SharePoint kan perfect worden ingezet om het indienen, verwerken en beheren van ziektebriefjes te digitaliseren. Waar dit proces vaak via e-mail of zelfs op papier verloopt, met het risico dat belangrijke informatie ontbreekt, zorgt een digitale workflow in SharePoint voor een gestructureerde en consistente aanpak. Door een vast formulier in te stellen, weet je zeker dat alle benodigde informatie altijd wordt ingevuld.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een ziektebriefje op de volgende manier indienen:

Stap 1: Ziektebriefje indienen

1. De medewerker vult een digitaal formulier in via de SharePoint-site of Microsoft Forms.

2. Het formulier vraagt standaard om:

- Naam van de medewerker

- Startdatum van de ziekte

- Verwachte duur van het verzuim

- Een upload van het doktersbriefje

3. Zodra het formulier is ingediend, wordt het automatisch opgeslagen in SharePoint.

Stap 2: Automatische Goedkeuringsflow

Met Power Automate wordt een automatische goedkeuringsflow gestart:

1. De leidinggevende ontvangt direct een melding via e-mail of Teams.

2. De leidinggevende kan het ziektebriefje goedkeuren of om aanvullende informatie vragen.

3. Bij goedkeuring wordt de HR-afdeling automatisch geïnformeerd, zodat zij het verzuim kunnen verwerken in het personeelsdossier.

Dankzij deze aanpak wordt het ziekteverzuimproces niet alleen efficiënter en overzichtelijker, maar ook betrouwbaarder. Iedereen weet precies welke stappen er volgen en er gaat geen informatie verloren. Bovendien heeft HR altijd een actueel overzicht van alle ziektemeldingen, zonder te hoeven zoeken in losse e-mails of papieren documenten.