E-mail op je eigen domeinnaam
Gebruik professionele e-mailadressen zoals naam@jouwbedrijf.be. Iedere medewerker krijgt een eigen mailbox voor zakelijke communicatie.
Exchange Online
Professionele e-mail voor jouw bedrijf
Met Exchange Online heeft je team e-mail, agenda's en gedeelde mailboxen bij de hand, op kantoor en onderweg. Syscom helpt je overstappen, richt de omgeving in en ondersteunt je bij de beveiliging en het dagelijkse beheer.
Bespreek je e-mailomgevingDe basis
Wat is Exchange Online?
Exchange Online is de zakelijke e-maildienst van Microsoft. Je e-mail, agenda's en contacten worden online bewaard en beheerd. Medewerkers openen ze via Outlook, een browser of een geschikte app op hun smartphone.
Gedeelde mailboxen
Met een adres zoals info@ of verkoop@ kan een team samen berichten lezen en beantwoorden. Iedereen logt in met het eigen account; je hoeft geen wachtwoord te delen.
Agenda's en vergaderruimtes
Bekijk wanneer collega's beschikbaar zijn, deel agenda's en reserveer vergaderruimtes. Zo plan je afspraken zonder telkens heen en weer te mailen.
Centraal beheer
Beheer mailboxen en toegangsrechten op één plek. Geef nieuwe medewerkers toegang tot wat ze nodig hebben en trek die in wanneer iemand vertrekt.
In de praktijk
Wat levert het jouw bedrijf op?
Minder onderhoud aan je mailserver
Microsoft beheert de infrastructuur achter Exchange Online. Daardoor hoef je voor deze mailboxen geen eigen mailserver te onderhouden en bij te werken. Accounts, beveiliging en toestellen blijven wel beheer vragen.
Verder werken op een ander toestel
Een bericht gelezen op je computer? Dat zie je ook op je smartphone. Je e-mail, agenda en contacten blijven bijgewerkt op je verbonden toestellen.
Samen berichten beantwoorden
Berichten aan bijvoorbeeld info@ of verkoop@ zijn toegankelijk voor de betrokken collega's. Zo kan iemand de opvolging overnemen wanneer een medewerker afwezig is.
Nieuwe collega's sneller op weg
Geef medewerkers toegang tot de mailboxen die ze nodig hebben. Bij een functiewijziging of vertrek pas je die rechten aan en spreek je af wie de verdere opvolging overneemt.
Syscom helpt
Van overstap tot dagelijks beheer
Wil je overstappen van je huidige mailserver of e-maildienst, of je bestaande omgeving verbeteren? We bekijken wat nodig is, voeren de aanpassingen uit en ondersteunen je bij het dagelijkse beheer.
- Abonnementen: kiezen wat past bij het aantal mailboxen en de functies die je nodig hebt.
- Gegevens overzetten: e-mails en afgesproken agenda's en contacten meenemen.
- Mailboxen: persoonlijke en gedeelde e-mailadressen duidelijk inrichten.
- Agenda's: agenda's delen en vergaderruimtes reserveerbaar maken.
- Beveiliging: veilig aanmelden instellen en bepalen wie toegang krijgt tot welke mailbox.
- Ondersteuning: medewerkers helpen en instellingen aanpassen wanneer dat nodig is.
Onze aanpak
Stap voor stap naar je nieuwe e-mailomgeving
Een vlotte overstap begint met een goede voorbereiding. We spreken af welke gegevens meegaan, wanneer we omschakelen en wat je medewerkers kunnen verwachten.
Je huidige e-mailomgeving bekijken
We bekijken je mailboxen, agenda's, gedeelde adressen en abonnementen. Ook scanners en programma's die e-mails versturen, zoals boekhoudsoftware, nemen we mee.
De nieuwe omgeving voorbereiden
We richten accounts, mailboxen en toegangsrechten in en bereiden de nodige domeininstellingen voor. Samen bepalen we welke e-mails, contacten en agenda's worden overgezet.
Gegevens overzetten en de werking testen
We zetten de afgesproken gegevens over en testen het verzenden en ontvangen van e-mail. Ook agenda's, gedeelde mailboxen en gekoppelde programma's controleren we.
Omschakelen en ondersteunen
Op het afgesproken moment schakelen we over naar de nieuwe omgeving. We helpen medewerkers op weg en ondersteunen bij vragen en eventuele problemen na de overstap.
Meer dan e-mail
Heb je naast e-mail ook andere Microsoft 365-functies nodig?
Hebben je medewerkers ook Word, Excel, gedeelde documenten of online vergaderingen nodig? Dan bekijken we of een Microsoft 365-abonnement beter past dan een afzonderlijk abonnement voor e-mail. We houden rekening met je bestaande licenties en met wat je medewerkers daadwerkelijk gebruiken.
Ontdek Microsoft 365 voor jouw bedrijfVeelgestelde vragen
Wat wil je weten over Exchange Online?
Wat is het verschil tussen Exchange Online en Outlook?
Exchange Online is de dienst die je zakelijke e-mail, agenda en contacten online beheert. Outlook is het programma waarmee je die gebruikt. Je kunt je mailbox ook via een browser openen. Welke Outlook-versies en functies je kunt gebruiken, hangt af van je licenties.
Kunnen we onze bestaande e-mailadressen behouden?
Meestal wel als de adressen op je eigen domeinnaam staan, zoals naam@jouwbedrijf.be. We controleren wie je domeinnaam beheert en bereiden de instellingen voor de overstap voor. Een adres op de domeinnaam van je huidige provider kun je doorgaans niet meenemen.
Kunnen jullie onze e-mails, contacten en agenda's overzetten?
Vaak wel. We bekijken vooraf welke gegevens je huidige e-maildienst bevat en hoe we die kunnen overzetten. E-mails, contacten en agenda's kunnen elk een andere aanpak vragen. Ook berichten die alleen op een computer zijn opgeslagen, nemen we mee in die controle.
Zit Exchange Online in Microsoft 365?
Exchange Online is verkrijgbaar als afzonderlijk abonnement en is ook inbegrepen in verschillende Microsoft 365-abonnementen. Niet elk abonnement bevat zakelijke e-mail. We controleren wat je al hebt en wat je medewerkers nodig hebben.
Kunnen meerdere collega's dezelfde mailbox gebruiken?
Ja. Een gedeelde mailbox is handig voor adressen zoals info@ of verkoop@. Collega's openen die via hun eigen account; een gezamenlijk wachtwoord is niet nodig. Welke functies beschikbaar zijn en of een extra abonnement nodig is, hangt af van het gebruik.
Hebben we nog een lokale Exchange-server nodig?
Voor mailboxen in Exchange Online heb je geen eigen mailserver nodig. Of je bestaande Exchange-server volledig kan verdwijnen, hangt af van je huidige inrichting en gekoppelde toepassingen. We controleren die afhankelijkheden vóór de overstap.
Hoe zit het met beveiliging en back-up?
We richten aanmeldbeveiliging en toegangsrechten in en stellen bescherming tegen ongewenste e-mail in. Daarnaast bespreken we welke gegevens je moet kunnen herstellen en hoe snel. Op basis daarvan adviseren we over de instellingen en eventuele aanvullende beveiliging of back-up.
Laten we het concreet maken
Bespreek je e-mailomgeving
Wil je overstappen, mailboxen delen of je huidige e-mail verbeteren? Vertel ons waar je tegenaan loopt. We bespreken samen welke aanpak bij je bedrijf past.