logo syscom

Maatsoftware & Webapplicaties

Kasteelhoeve Wange werkt efficiënter dankzij check-in website op maat

Loes Van Kelst — Manager — Kasteelhoeve Wange

kasteelhoevewange.be

Over de klant

Kasteelhoeve Wange

Aan het einde van een doodlopende kasseiweg, omringd door de rust van honderden hectaren akkers, boomgaarden én in het prettige gezelschap van hazen, zwaluwen, reigers, koeien, paarden, reeën en nog heel wat andere natuurpracht vind je Kasteelhoeve Wange.

Voor Philip en Klara was het liefde op het eerste gezicht. Tien jaar later zetten hun dochter Loes en partner Michiel hun schouders mee onder dit unieke project.

Als seminarie- of eventlocatie voor bedrijven en organisaties tijdens de week en gastenverblijf voor familie en vrienden in het weekend proberen ze samen met een enthousiast team een duurzaam, verbindend en authentiek verhaal te schrijven.

De uitdaging

Oude systeem gaf extra werk

Vóór de invoering van de nieuwe check-in website werden klantgegevens per e-mail doorgestuurd. Deze moesten vervolgens handmatig worden overgezet in het ERP-systeem, wat resulteerde in een tijdrovend proces met een groot risico op fouten.

Daarnaast ontbraken regelmatig essentiële klantgegevens, waardoor extra communicatie nodig was om de ontbrekende informatie te verkrijgen.

Teamleden Kasteelhoeve Wange die een plan bespreken

"Omdat het check-in proces op de website efficiënter kon, hebben we contact opgenomen met Syscom om de mogelijkheden te verkennen voor de ontwikkeling van een website die rechtstreeks gekoppeld is aan ons ERP-systeem."

Loes Van Kelst — zaakvoerster Kasteelhoeve Wange

De oplossing

Implementatie en samenwerking

Na de verkennende gesprekken volgde een grondige analysefase. Tijdens deze fase werd onze huidige werkwijze geanalyseerd, pijnpunten geïdentificeerd en mogelijke oplossingen besproken. Dit stelde Syscom in staat om een duidelijk inzicht te krijgen in onze manier van werken en een website te ontwikkelen die naadloos aansloot op onze behoeften.

Doordat we steeds contact hadden met dezelfde werknemer van Syscom, verliep de samenwerking tijdens dit project zeer vlot. Cindy kende onze manier van werken door en door en begreep volledig welke richting we uit wilden gaan.

Het resultaat

Een zorgeloos verblijf op de Kasteelhoeve

Syscom heeft voor ons een website ontwikkeld die vlekkeloos integreert met ons ERP-systeem. Hierdoor kunnen klanten essentiële informatie doorgeven over maaltijden, dieetrestricties, zaalschikkingen en andere specifieke behoeften, zodat we ze écht een verblijf op maat kunnen aanbieden.

Drie weken voor aankomst ontvangt de klant automatisch een e-mail met een check-in-link. Indien dit nog niet is gebeurd, volgt twee weken voor het verblijf een automatische herinnering. Dit bespaart ons kostbare tijd en zorgt voor een zorgeloos verblijf op de Kasteelhoeve!

Vergaderzaal Kasteelhoeve WangeMaaltijd op Kasteelhoeve WangeBuitenzaal en weide Kasteelhoeve Wange

Klaar voor de volgende stap?

Ook interesse in een digitale oplossing op maat?

In een eerste gesprek bekijken we samen welke processen efficiënter kunnen en hoe software jouw dagelijkse werking kan ondersteunen — zonder verplichtingen, zonder druk.

Plan een gesprek