Klantverhaal - Kasteelhoeve Wange

Aan het einde van een doodlopende kasseiweg, omringd door de rust van honderden hectaren akkers, boomgaarden én in het prettige gezelschap van hazen, zwaluwen, reigers, koeien, paarden, reeën en nog heel wat andere natuurpracht vind je Kasteelhoeve Wange.

Voor Philip en Klara was het liefde op het eerste gezicht. Tien jaar later zetten hun dochter Loes en partner Michiel hun schouders mee onder dit unieke project.

Als seminarie- of eventlocatie voor bedrijven en organisaties tijdens de week en gastenverblijf voor familie en vrienden in het weekend proberen ze samen met een enthousiast team een duurzaam, verbindend en authentiek verhaal te schrijven.

Oude systeem gaf extra werk

Vóór de invoering van de nieuwe check-in website werden klantgegevens per e-mail doorgestuurd. Deze moesten vervolgens handmatig worden overgezet in het ERP-systeem, wat resulteerde in een tijdrovend proces met een groot risico op fouten. Daarnaast ontbraken regelmatig essentiële klantgegevens, waardoor extra communicatie nodig was om de ontbrekende informatie te verkrijgen.

Tijd voor verbetering

Omdat dit proces efficiënter kon, hebben we contact opgenomen met Syscom om de mogelijkheden te verkennen voor de ontwikkeling van een website die rechtstreeks gekoppeld is aan ons ERP-systeem. Hiermee konden we een geautomatiseerde workflow creëren, wat handmatig overtypen van gegevens overbodig maakt. Bovendien krijgt de klant een gestructureerd formulier te zien, waardoor alle benodigde informatie altijd correct en volledig wordt aangeleverd.

" Omdat het check-in proces op de website efficiënter kon, hebben we contact opgenomen met Syscom om de mogelijkheden te verkennen voor de ontwikkeling van een website die rechtstreeks gekoppeld is aan ons ERP-systeem. " zegt zaakvoerster Loes Van Kelst.

Implementatie

Na de verkennende gesprekken volgde een grondige analysefase. Tijdens deze fase werd onze huidige werkwijze geanalyseerd, pijnpunten geïdentificeerd en mogelijke oplossingen besproken. Dit stelde Syscom in staat om een duidelijk inzicht te krijgen in onze manier van werken en een website te ontwikkelen die naadloos aansloot op onze behoeften.

Samenwerking verliep vlot

Doordat we steeds contact hadden met dezelfde werknemer van Syscom, verliep de samenwerking tijdens dit project zeer vlot. Cindy kende onze manier van werken door en door en begreep volledig welke richting we uit wilden gaan. De uitgebreide analyse voorafgaand aan het project zorgde ervoor dat de uiteindelijke implementatie vrijwel probleemloos verliep. Uiteraard waren er aan onze kant nog enkele testfases nodig, maar na de nodige finetuning werkte de check-in website precies zoals we voor ogen hadden.

Een zorgeloos verblijf op de Kasteelhoeve

Om het verblijf van onze klanten op de Kasteelhoeve optimaal voor te bereiden, is het noodzakelijk dat bepaalde gegevens vooraf worden ingevuld. Dit zorgt ervoor dat hun verbljf vlot en correct kan verlopen.

Syscom heeft voor ons een website ontwikkeld die vlekkeloos integreert met ons ERP-systeem. Hierdoor kunnen klanten essentiële informatie doorgeven over maaltijden, dieetrestricties, zaalschikkingen en andere specifieke behoeften, zodat we ze écht een verblijf op maat kunnen aanbieden. Bovendien wordt de foutmarge aanzienlijk verkleind, aangezien alle gegevens rechtstreeks in ons keukensysteem worden verwerkt, zonder handmatig overtypen.

Drie weken voor aankomst ontvangt de klant automatisch een e-mail met een check-in-link om de nodige gegevens in te vullen. Indien dit nog niet is gebeurd, volgt twee weken voor het verblijf een automatische herinnering. Dit zorgt ervoor dat alle informatie tijdig en correct wordt aangeleverd. Dankzij deze geautomatiseerde check-in hoeven wij niet langer handmatig gegevens op te vragen, en worden klanten tijdig herinnerd om de nodige gegevens door te sturen.

Dit bespaart ons kostbare tijd, vergemakkelijkt het hele voorbereidingsproces en zorgt voor een zorgeloos verblijf op de Kasteelhoeve!