Vaarwel mailstress door overvolle mailbox met deze tips
Een van de oorzaken van mailstress is dat werknemers vaak het gevoel hebben dat ze meteen een e-mail moeten beantwoorden. Continu je e-mails checken is nu eenmaal een ziekte van deze tijd.
Kies vaste mailmomenten
Spreek met jezelf vaste mailmomenten af, zoals een half uurtje 's ochtends en een half uurtje in de late namiddag. Zo win je veel tijd omdat je niet voortdurend wordt afgeleid door inkomende berichten.
Archiveer regelmatig
Wie regelmatig melding krijgt dat zijn mailbox weer zijn limiet heeft bereikt, kan best eens overwegen om e-mails te archiveren. Op die manier zijn oude e-mails nog steeds raadpleegbaar, maar nemen ze een pak minder plaats in. Zo wordt je mailbox een stuk overzichtelijker en zal deze uiteindelijk ook sneller werken.
Denk goed na voor je iemand in cc zet
Veel mail overload komt doordat mensen elkaar voortdurend in cc zetten, terwijl dit niet altijd nodig is. Denk zelf twee keer na over wie precies allemaal jouw bericht moet gelezen hebben. Heeft de persoon in kwestie helemaal niets aan je e-mail, zet hem of haar dan niet in cc. Door zelf het goede voorbeeld te geven, zet je een eerste stap in de goede richting.
Schakel pop-ups uit
Zo'n pop-up die steeds verschijnt telkens je een nieuwe e-mail krijgt, doet meer kwaad dan goed. Ook al maak je jezelf wijs dat je het bericht later wel zult lezen, toch zal je het hoogstwaarschijnlijk binnen de vijf minuten lezen. Zo word je afgeleid van de zaken waar je op dat moment mee bezig was, en heb je op het einde van de dag veel minder gedaan gekregen dan je wenste.
Stel prioriteiten
Leg een bepaalde tijdspanne vast waarin je belangrijke e-mails moet beantwoorden. Prioriteiten stellen is een must. Maak goed het onderscheid tussen mails die belangrijk zijn en mails die je niet binnen de 24 uur moet beantwoorden.
Structureer je mailbox
Wellicht een overbodige tip, maar toch gebeurt het nog dat werknemers geen onderverdeling maken in hun mailbox. In zowat elk mailprogramma kan je onderverdelingen maken zodat e-mails van bepaalde personen of over een bepaald onderwerp in verschillende mappen verschijnen.
Met deze eenvoudige tips breng je weer rust in je mailbox en in je hoofd.
Meer weten over e-mailsoftware zoals Microsoft Outlook?
Neem contact op met Syscom.
